Les bureaux ouverts – Partie 1 : Le problème

Dans son livre “The Open Office is Naked: The Fifth BrainChain”, le professeur et docteur Theo Compernolle, consultant international indépendant, coach exécutif (équipe), formateur et conférencier d’honneur pose un regard éclairé sur les bureaux à aires ouvertes et leur rapport avec le cerveau humain.

Dans cette première partie, comme l’a fait Theo Compernolle, nous tâcherons de comprendre le fonctionnement du cerveau ainsi que le problème que représentent les bureaux ouverts pour le travail de bureau. Puis dans l’article de blogue de Lib. du mois prochain, nous développerons la solution proposée par Theo Compernolle.

Afin de mettre en évidence ses propos, Theo Compernolle, a recueillie les commentaires et les arguments de managers et autres professionnels lors de ses ateliers et ses discours de coaching. De plus, il a analysé le résultat d’une enquête effectuée auprès de 1 200 professionnels (la moitié étant des chefs d’équipe) ainsi que celui des recherches menées dans différents domaines, sur les capacités et les limites du cerveau humain et sur les besoins innés des travailleurs intellectuels.

Le « BrainChains »

Avant toute chose, pour tirer le meilleur parti de notre cerveau, nous devons connaître certaines des bases sur son fonctionnement. Si nous appliquons ensuite ces connaissances à notre travail quotidien, nous pouvons augmenter considérablement notre productivité intellectuelle.

Theo Compernolle a résumé ses conclusions de recherche en divisant le cerveau en quatre domaines qui s’enchainent et a nommé cette suite « BrainChains ».

Les 4 parties du cerveau :

1. Le cerveau réflexe –Partie primitive du cerveau, ultra-rapide qui dans des situations d’hyper connexion, dans un mode réactif sera la première à répondre au détriment du cerveau réfléchissant.
2. Le cerveau réfléchissant – Partie plus lente mais aussi plus sophistiquée. Elle gère la pensée abstraite. Le cerveau réfléchissant est aussi multitâches. Il existe deux types de multitâche : le Simultané : essayer de faire deux choses en même temps comme faire un courriel tout en ayant une conversation téléphonique et le Multitâche en série: sauter continuellement d’une tâche à une autre, interrompant une tâche pour une autre.
3. Le cerveau d’archivage – Le troisième « BrainChain » est le stress négatif. Être toujours connecté crée du stress, pas nécessairement à des niveaux élevés, mais qui peut être tout aussi nuisible et peut saper davantage la productivité intellectuelle. Un aspect important d’une bonne gestion du stress est de faire des pauses régulièrement. Un stress sain est un stress par intervalles. Les pauses cérébrales dont le cerveau d’archivage a besoin pour stocker et manipuler les informations sont donc très importantes afin de favoriser la productivité.
4. Le manque de sommeil – Une quantité incroyable de recherches démontre que le sommeil est de la plus haute importance pour la productivité intellectuelle en général et pour la créativité en particulier. Il faut dormir suffisamment soit entre 7 et 8 heures par nuit pour ainsi respecter l’horloge biologique humaine.

Le défi pour atteindre une productivité intellectuelle optimale est de limiter le temps passé à être hyper connecté et multitâche ce qui entraine un stress permanent. Il faut créer du temps pour être déconnecter et détendu, pour effectuer la bonne tâche et laisser le cerveau fonctionner au mieux.

Les bureaux ouverts hostiles au cerveau

La qualité des espaces de bureau a un impact majeur sur la performance des employés de bureau.

Les espaces de bureau ouverts de par leurs propriétés donnent au cerveau réflexe primitif rapide un avantage injuste sur le cerveau réfléchissant lent et sophistiqué et le cerveau d’archivage. Ce qui mine la productivité du travail intellectuel nécessitant de la concentration et de la réflexion.

Les bureaux ouverts ne répondent donc pas au besoin du cerveau humain et de l’« homme des cavernes » qui sommeille en chacun.

Les bureaux ouverts sont totalement impropres pour le cerveau parce qu’ils rendent la concentration, l’attention et la réflexion, très stressantes, le plus souvent inutilement épuisantes, voire impossible

Les bureaux ouverts causent également de l’inconfort, du stress et des maladies. Une enquête a révélé qu’un employé de bureau sur quatre en Belgique souffrait régulièrement d’une combinaison des symptômes suivants: épuisement (30%), apathie (16%), maux de tête (31%), yeux irrités ou pleureurs (97%), sécheresse oculaire (9%), nez irrité ou qui coule (11%), nez bouché (16%), sécheresse de la gorge (31%) et symptômes pseudo-grippaux (16%).

Les espaces de bureaux ouverts et le « wo »

De la manière dont les bureaux ouverts sont aménagés, il est impossible pour les travailleurs intellectuels de réaliser la quantité et la qualité optimales de réflexion nécessaires à leur charge de travail. En effet, ceux-ci ne tiennent pas compte des besoins fondamentaux et profondément enracinés de « l’homme des cavernes » (wo) en chacun des travailleurs.

Depuis des millions d’années, les personnes vivent en plein air et l’organisme humain tout entier s’est donc adapté pour survivre à la nature mortelle. En termes d’évolution, ce n’est que très récemment que l’Homme a commencé à passer la plupart de son temps à l’intérieur des villes, des maisons, des chambres et des bureaux, souvent sans aucun contact avec la nature. Mais « l’homme des cavernes » ne peut pas défaire ou désapprendre en quelques années seulement les mécanismes génétiques acquis pendant des millions d’années. L’organisme humain n’a tout simplement pas eu le temps de s’adapter à cette vie moderne. Il faut donc adapter l’environnement de travail aux besoins de « l’homme primitif » qui sont : un territoire clairement défini, un lieu sécuritaire sans nuisance sonore, visuelle ou sensorielle ni intrusion.

Malheureusement, les bureaux modernes sont trop rigides pour permettre aux travailleurs intellectuels d’adapter la taille de leur «bulle» à leurs besoins personnels et culturels. L’absence de murs, d’intimité, donne à « l’homme des cavernes » le sentiment d’être toujours surveillé et de ne jamais être en sécurité. Cela crée un stress continu entrainant une mauvaise santé.

Le problème territorial est souvent aggravé par une densité sociale excessive, trop de gens entassés dans le même espace. La densité sociale que chacun peut endurer est différente d’une personne à l’autre et d’une culture à l’autre, mais il y a des limites claires. Un peu trop d’espace n’est pas un problème, mais un espace qui est juste un peu trop petit mettra mal à l’aise.

Le bruit doit clairement être considéré et traité comme un polluant très malsain sinon poison pour le cerveau. Les bruits divers et les conversations envahissent constamment l’espace de travail. Tout comme les allers et venues incessantes, non invités, des personnes passant trop près pour que l’homme primitif se sente en sécurité.

L’homme primitif (wo), après avoir vécu dans la nature depuis des millions d’années, est très attaché à la verdure, voyant l’horizon, les nuages et le ciel constamment. Dans les bureaux ouverts, le manque de stimuli visuels est significatif : environnement monotone, bruit monotone, température monotone, odeur monotone, vues monotones et murs blancs. De plus, le fait de n’avoir aucune influence sur son environnement comme la possibilité de régler la température, la musique, l’air, la lumière, etc. augmente le stress du travailleur.

Les bureaux ouverts sapent la productivité intellectuelle

La plupart des bureaux sont construits sur une hypothèse erronée avec de mauvaises priorités.

Les bureaux ouverts sont également vendus comme solution pour améliorer la collaboration et la communication, mais le principal moteur est le plus souvent, même si cela n’est pas dit ouvertement, la réduction des coûts.

Les bureaux ouverts ont un impact négatif sur la collaboration et la communication parce que la vie privée et la concentration des travailleurs intellectuels ne sont pas prises en compte.

Cette faible confidentialité est «vendue» aux travailleurs comme un moyen d’augmenter leur communication et leur collaboration. Or cette idée est fausse car le manque d’intimité augmente le bavardage, tout en diminuant de vraies conversations.

La priorité des travailleurs intellectuels effectuant des travaux non routiniers devrait être la concentration et la confidentialité, pas le contact. Cela ne signifie pas qu’ils ont besoin d’un bureau personnel, mais que des espaces de travail suffisamment bien isolés soient fournis aux personnes qui ont besoin de se concentrer ou qui veulent avoir une vraie conversation sans déranger les autres.

La communication s’améliorera seulement lorsque la confidentialité sera accordée, sinon le contact ne fait que détruire le brouhaha de réflexion. Certains jeunes apprécient le brouhaha, mais ils ne savent pas à quel point c’est mauvais pour leur performance intellectuelle et leur productivité. A partir de ce camp de base hostile au travail cérébral, les travailleurs s’échappent parfois dans des espaces calmes pour effectuer des travaux qui nécessitent de la concentration. Mais malheureusement, dans de nombreuses entreprises cependant, ces espaces calmes ne sont pas prévus.

De plus, en raison du manque d’intimité ou parce que les travailleurs ne veulent pas se déranger, les bureaux ouverts entravent les communications importantes. Une collaboration et une communication optimales nécessitent de la confidentialité et de la concentration. Le facteur négatif le plus significatif est le manque de vie privée, ce qui entraîne des distractions continues et donc un manque de concentration. Il en résulte une baisse d’efficacité très importante, ce qui signifie que les travailleurs prennent plus de temps pour effectuer un travail qui sera de moins bonne qualité. La confidentialité, dans ce contexte, signifie être protégé contre les intrusions indésirables telles que le bruit et surtout le fait d’entendre les appels téléphoniques des autres travailleurs. Étant donné que la plupart des réflexions doivent être ciblées, il devrait avoir suffisamment d’espaces de réflexion pour que les travailleurs intellectuels puissent en faire leur camp de base.

Dans la plupart des bureaux ouverts, la productivité intellectuelle diminue en raison de contacts sociaux indésirables, des distractions continues, de la surcharge cognitive, du bruit, du stress inutile et son impact négatif sur les processus cognitifs et l’insatisfaction au travail. En effet, les bureaux ouverts maximisent les interruptions et les perturbations, rendant difficile voire impossible le travail intellectuel et le changement de tâche continu inévitable.

Il est difficile, sinon impossible, de se concentrer, d’analyser, de synthétiser, de réfléchir, en fait de faire tout autre chose que du travail de routine, lorsque le travailleur est assis dans un bureau en étant constamment interrompu, en entendant en permanence des conversations téléphoniques et en étant dérangé par les sonneries irritantes, la musique des voisins et des personnes qui vont et viennent.

Dans l’enquête de Theo Compernolle auprès de 1200 professionnels, dont la moitié de managers, seulement 13% considèrent un bureau ouvert comme un bon endroit pour travailler! S’ils doivent faire un travail intellectuel difficile, 65% le font à la maison, non pas par préférence mais par nécessité car il est devenu impossible faire ce type de travail au bureau.

Parmi les autres statistiques intéressantes, seuls 38% des employés sont assez fier de leur bureau pour le montrer à un client important et la moitié des employés de bureau travailleraient une heure supplémentaire s’ils avaient un meilleur environnement de travail.

Les bureaux ouverts provoquent une augmentation de l’absentéisme (62% de jours de maladie en plus que les autres travailleurs) et des problèmes de santé tels que l’hypertension artérielle. Jusqu’à 90% des employés de bureau détestent leurs bureaux ouverts parce qu’ils sont trop distrayants et trop bruyants.

Dans le contexte actuel, les entreprises investissent des sommes folles pour embaucher les meilleurs et les plus brillants cerveaux mais les obligent à travailler dans un environnement de travail qui réduit considérablement leur productivité, cela n’a aucun sens !

Pour le travail intellectuel, les bureaux ouverts donc sont une très mauvaise solution

Pour le travail intellectuel, les bureaux ouverts donc sont une très mauvaise solution. Il est très clair que lors de la conception des bureaux, la devise doit être: la concentration d’abord, la collaboration ensuite. Cela permettra non seulement d’optimiser les connaissances du travail en cours mais aussi améliorer la collaboration!

Il n’y a qu’une seule exception à cette règle: le travail de routine. Certaines distractions aident à empêcher ce travail de devenir trop ennuyeux et augmente les performances et la sensation de bien-être.

Source : “The Open Office is Naked: The Fifth BrainChain” by Theo Compernolle. MD., PhD at www.brainchains.info

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